5 Tips Menyewa Ruang Meeting yang Sesuai Kebutuhan agar Tidak Mengecewakan

Belakangan ini banyak startup bermunculan, dan kebanyakan dari mereka belum memiliki kantor sendiri untuk operasional harian. Beberapa startup bahkan lebih memilih untuk menggunakan kantor sharing, karena memang lebih murah dan cocok untuk merintis usaha.

Sekalipun operasional harian berlangsung seadanya, saat meeting terutama bersama dengan calon investor dan klien, perusahaan startup ini juga harus bersikap profesional. Maka tidak mengherankan jika banyak dari mereka yang menyewa ruang meeting atau meeting room.

Tak hanya startup, bahkan beberapa perusahaan mapan juga banyak yang memilih menggunakan jasa penyewaan meeting room. Karena selain praktis, suasana di meeting room atau ruang pertemuan ini sudah didesain sesuai kebutuhan dan menjamin kenyamanan pengguna.

Selain itu, di penyewaan meeting room biasanya menyediakan beberapa ruangan dengan kapasitas berbeda. Jadi selain meeting dengan klien penyewaan ini juga dapat digunakan untuk meeting bersama karyawan. Anda tingga memilih dan menyesuaikan dengan kebutuhan perusahaan Anda.

Tips Menyewa Meeting Room

Agar meeting yang Anda lakukan dapat berjalan kondusif dan juga nyaman. Ada baiknya sebelum menyewa meeting room Anda memastikan beberapa hal berikut ini:

1. Menyesuaikan Kapasitas Ruangan & Kebutuhan

Penyedia meeting room biasanya memiliki beberapa ruangan meeting yan dipisah berdasarkan kapasitas. Biasanya ada ruangan privat meeting yang hanya bisa digunakan untuk maksimal 10 orang. Ada ruangan menengah untuk 15 – 20 orang. Bahkan beberapa meeting room ada yang memiliki ruangan dengan kapasitas untuk puluhan orang.

Sebelum Anda mencari jasa peyewaan, Anda harus tahu meeting apa yang akan Anda lakukan dan berapa orang yang akan menghadiri meeting tersebut.

2. Memastikan Fasilitas dalam Ruangan

Agar meeting dapat berjalan dengan kondusif, kenyamanan peserta meeting adalah hal yang utama. Untuk mendapatkannya sebaiknya Anda memastikan secara langsung fasilitas dalam ruang meeting tersebut, kondisi kursi, pendingin ruangan dan kebersihan.

Anda juga perlu menanyakan kelengkapan peralatan pendukung seperti akses listrik, stop kontak, roll kabel, papan tulis atau mungkin proyektor agar Anda lebih simpel dalam persiapan meeting. Tanyakan juga apakah ruangan meeting kedap suara atau teredam untuk mengurangi kebisingan dari ruangan lain ataupun luar.

3. Memastikan Akses Wifi

Pada masa sekarang ini ketersedian wifi dengan kecepatan yang mumpuni terutama untuk penyedia layanan meeting room adalah suatu keharusan. Sebelum menyewa ruangan meeting ada baiknya Anda mencoba koneksi wifi di lokasi untuk menunjang kelancaran meeting yang akan Anda laksanakan.

4. Perhatikan Budget Sewa Meeting Room

Setelah semua kondisi dalam ruangan dirasa cocok, poin keempat ini adalah hal yang cukup krusial. Anda harus memiliki budget maksimal untuk penyewaan ruang meeting ini. Tiap meeting room tentunya juga mempunyai rate harga yang berbeda-beda, sesuai dengan fasilitas yang ditawarkan.

Pastikan harga sewanya tidak melebihi budget, untuk mengantisipasi hal seperti ini sebaiknya Anda memiliki beberapa pilihan layanan meeting room, sehingga ketika pilihan pertama tidak sesuai Anda tidak perlu kesulitan dan mencari dari awal lagi.

5. Lokasi yang Strategis

Hal yang tidak kalah penting adalah lokasi meeting room. Sebelum Anda menyewa ruangan untuk meeting, pastinya Anda sudah mengetahui siapa saja yang aan menghadiri.

Jika meeting bersifat privat dan tidak terlalu banyak orang, Anda bisa mencari jalan tengah dengan mencari lokasi yang lumayan dekat dengan semua peserta meeting untuk menghindari risiko keterlambatan. Lokasi yang strategis di antara kompleks perkantoran atau mall dan jalan yang bebas macet juga memberi nilai tersendiri.

Demikianlah penjelasan lengkap tentang tips memilih meeting room sesuai dengan kebutuhan. Silakan perhatikan beberapa hal di atas sebelum Anda menyewa ruang meeting